Legaledge(リーガレッジ)開発者インタビュー 第3回:Legaledgeを使ったナレッジマネジメント

星野:よろしくお願いします。

西田:よろしくお願いします。ついに、第3回目ですね。

星野:今回は、リーガレッジで行うナレッジマネジメントの方法についてお話しさせいていただきたいと思います。特に、法務チーム内でのナレッジマネジメントについては、私も前職で自分事として常々考えていました。その1つの方法論として、リーガレッジで「法務チームでこのようなナレッジマネジメントをすることができるのではないか」という提案をしたいと考えています。

西田:ナレッジマネジメントというと、知見の共有化と認識しています。リーガレッジでのナレッジマネジメントとは…?

星野:法務業務に限った話ではないと思いますが、業務の属人化は法務業務に携わる人々の間で広く課題だと認識されているものの1つだと思います。属人化はまったくの悪ではないと思いますし、法務のような専門職においては自身の知識や経験を高めていくことが重要であるという考え方もある程度は正しいと思います。ただ、組織に所属する者としては、個人のことばかりでなく組織を継続させていくという観点を持たなければなりません。そこで必要になるのがナレッジマネジメントという考え方です。

西田:法務の業務は、「専門的」、「難しい」というイメージがあります。共有化するにも、一筋縄ではいかなさそうです。

【リーガレッジを使った、縦と横のナレッジマネジメント】

星野:私は、ナレッジマネジメントには、縦と横という考え方があると思っています。

西田:縦と横、ですか。

星野:縦のナレッジマネジメントは、上長のもつ知識や経験を部下に共有することです。その目的は、部下の育成です。
一方で、横のナレッジマネジメントは職位に関係なく自身の持つ知識や経験を他のメンバーに共有することです。その目的は、チーム全体のレベルアップや標準化です。
縦と横のナレッジマネジメントのいずれもが、法務チームの継続、ひいては企業などの所属組織の継続につながるものと考えています。

西田:リーガレッジを利用すると、このナレッジマネジメントをうまく行える、ということでしょうか。

星野:はい、そのように考えています。
リーガレッジには「条文テンプレート機能」という、条文単位で雛形(テンプレート)を作成・管理することができる機能があり、これが法務チームのナレッジマネジメントにおける中核機能です。
一般的には契約書単位の雛形を作成していると思いますが、条文単位のテンプレートも用意することによって以下のようなメリットがあると考えています。

● 条文という小さい単位でテンプレートを作成できるので、アイディアや気づきをすぐにテンプレート化してチームに共有できる。また、共有されたテンプレートは条文単位で利用できるから、必要な箇所にのみテンプレートを利用すればよく、使いまわしが簡単。
● 一般条項のような複数の契約書に共通して利用される条項について、重複管理を避けて効率よく管理できる。
● 条項単位の小幅なメンテナンスで済むのでメンテナンスへの心理的な負荷が下がり、短いサイクルでアップデートできる。
● 契約書レビューの際に条文単位の比較検討が容易になるので、より精度の高いレビューが可能になる。

西田:なるほど。

星野:例えば、法務チームのメンバーが一人しかいない、いわゆる一人法務のチームに新しいメンバーが入ってくるとします。これまでは自分しかいなかったので仕事のやり方は自分の頭の中にだけあればよかったものの、これからは新メンバーに業務を教えていかなえればならない。しかもジュニアなメンバーなので、契約レビューの作法なども一から教えなければならない、という状況を考えてみます。

通常であれば、OJTとして一度契約書をレビューしてもらってそれを添削することを繰り返して徐々に知識や経験の継承を行うと思います。しかし、これだと添削や対話の時間を十分に取る必要があり、なかなか時間を割くことができないということがあるかと思います。また、新たにメンバーが入ってくる際に同じことを繰り返す必要があり、やや非効率です。

西田:そういうことは、起こりそうですね。

星野:そんな時にはリーガレッジの条文テンプレート機能を利用していただきたいです。メンバーを迎え入れる方は条文テンプレートを作成しておくことで、新メンバーにとってこれが「上長の知識と経験に基づく生きた教科書」になります。これを新メンバーはこれを参照しながらレビューをすることで、OJTを受けるのに近い効果を得られます。条文テンプレートにはメモも残せるので、テンプレート使用上の注意点なども残していただくとさらに教育効果の高いものになります。

また、上長は部下に課題を出して、あるテーマの条項の雛形を作成させる、という利用の仕方もできます。契約書単位の雛形だとハードルが高いですが、条文単位であれば課題として手頃でありつつ、一つの条文について深く理解させるという教育効果を得られると考えています。チームで使用できる雛形も増えるので、横のナレッジマネジメントにもなります。

横のナレッジマネジメントも、目的は意味合いは縦のそれと異なるものと整理していますが、条文テンプレートを利用した知識・経験の共有という点ではやることは同じだと考えています。

【社員を教育することで、長期的には会社の成長にも】

西田:リーガレッジは、短期的な業務の効率化だけではなく、ナレッジマネジメントを通じた社員の教育にも利用できるという例をご紹介いただきました。

星野:社員を教育することで、長期的には会社の成長にも貢献すると考えています。

西田:本日はありがとうございました。
星野:ありがとうございました。

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