Paving the way – 未経験から英語×ITを実践!ー苦労話②

こんにちは!システムエンジニアのAです。

前回はブリッジシステムエンジニア業務での苦労話①として英語の訛りについて書かせて頂きました。
今回は2つ目の苦労話として、時差について書こうと思います!

ちなみに、以下が今後の苦労話のスケジュールです。

英語の訛り ←前回
・時差 ←今回
・通訳
 · 日本語の難しさ
 · IT系の知識や経験不足
・異文化コミュニケーション
 · 業務を抽象→具体に進めるか、具体の視点のみで進めるか

【時差】

異なる大陸の人とチームで働く上で直面するもののどうしようもない問題、時差。

例えば現在私が参画しているプロジェクトの場合、私たち日本のチームはアメリカの東海岸に住んでいる人たちと働いています。

この2チームの場合、アメリカ東海岸側のタイムゾーンは日本より16時間遅れています。

例えば、日本時間の5/20 15:00(勤務時間)は、彼らの5/19 23:00(勤務時間外)です。

さらに曜日の視点で見てみると、日本時間の月曜日は彼らの日曜日、土曜日は金曜日となります。

つまり、彼らとリアルタイムでコミュニケーションを取れるのは、日本時間の火曜~金曜の午前中とお昼過ぎまでということになります。

ただでさえ言葉やビジネス文化が違うので密にコミュニケーションをとらなければいけないのに、その時間が限られてくるわけですね。。。

私たちと一緒に働いているアメリカのメンバーたちは日本のチームのために業務時間を少し後ろ倒しにしてくれていますが、それでも完全に一致させることはできません。

この問題は日本とイギリス、ヨーロッパ間で働くチームにも同じことが言えそうです。

2国間だとまだそれぞれが勤務時間を擦り合わせることができるのでいいのですが、日本、ヨーロッパ、アメリカみたいなそれぞれの時差が8時間になるチームの場合はどうするのでしょうね。。

長期休暇にも注意!

また、日単位の業務時間のズレ以外にも、長期休暇のズレも考慮しなければなりません。

例えば日本にゴールデンウィークがあるように、中国やベトナムには2月上旬に旧正月、ヨーロッパは8月にサマーホリデー等、各地域の文化に根付いたお休みがそれぞれの国にあります。

この期間中はチーム全体が業務をストップしている場合が多いので、何か承認をもらいたくても、また、ネクストアクションを相談したくても何も進めることができないとみておいた方がいいです。

これらを踏まえると、日本人たちが国内でチームとして働くよりも離れた国の人々と働く方が、年間を通して非常に時間が限られているのです。

対策

この時間制限の問題については、コミュニケーションの取り方を工夫せざるを得ません。

私の場合、以下3点気をつけています。

① お互いの勤務時間内になるべくリアルタイムで会話する

言うまでもなく、書くより話す方が早いです。

困ったことがあったらすぐに個別で電話・オンラインミーティングを設けることをお勧めします。定例会でいっきに会話するのもアリですね。

② メール・チャットでの相談、Q&Aを密にする

リアルタイムで会話しきれなかった部分ですが、こちらはライティングベースで認識を擦り合わせていくしかありません。

また、リアルタイムでの会話をより生産的にするために、重要でない事柄はメール・チャットで確認する取捨選択も必要です。

私の場合ですが、アメリカチームとの定例会でより重要な事柄が口頭で議論できるよう、事前にチームメンバーから議題を募り、チャットで済ませられる議題はチャットに回し、重めの議題を定例会のアジェンダに入れるようにしています。

③ 依頼事項の締め切りを明確にする

当たり前のことですが、これもとても大事です。

締め切りを提示しなくても相手は1日以内に対応してくれるだろうと期待するのはおすすめしないです。

これは実際にあったことなのですが、ある日本側のメンバーが日本時間の金曜夕方(アメリカ東海岸は木曜深夜)に、アメリカチームのPMにやや急ぎ目で回答してもらいたい質問をチャットで投げました。

この時彼は、PMが1日以内に回答をくれる、つまり日本側がお休みの土曜日はまだアメリカは金曜日なので、返信をしてもらえると無意識に予想してしまいました。

ところが、アメリカチーム側のPMは立場上忙しく、来週返信しようと思い、彼ら時間の金曜日に返信をしませんでした。

そして当の日本人メンバーは月曜日にパソコンを開いたものの、返信が来ていないことに気づき、焦ってリマインダーを送っても向こうは日曜日なので何も反応はなく、結局火曜日まで待つ羽目になりました。

このように無意識に即対応を期待してしまい、締め切りを提示しないままお願いをすると、時差の影響でより遅れが増幅してしまうことがあるので、注意が必要です。

以上3点が私がとっている対策でした。

いかがでしたでしょうか?

おそらくメンバー間で時差があるチームではよく取られている対策かとは思いますが、もし取り入れてないようでしたらぜひ試してみてください!

次回は3つ目の苦労話について書こうと思います。

お楽しみに!

Paving the way過去記事はこちら↓

Paving the way – 未経験から英語×ITを実践!ー苦労話①

Paving the way―未経験から英語×ITを実践!―ブリッジシステムエンジニアとは?

Paving the way―未経験から英語×ITを実践!―