Legaledge(リーガレッジ)開発者インタビュー 第3回:Legaledgeを使ったナレッジマネジメント

星野:よろしくお願いします。

西田:よろしくお願いします。ついに、第3回目ですね。

星野:今回は、リーガレッジで行うナレッジマネジメントの方法についてお話しさせいていただきたいと思います。特に、法務チーム内でのナレッジマネジメントについては、私も前職で自分事として常々考えていました。その1つの方法論として、リーガレッジで「法務チームでこのようなナレッジマネジメントをすることができるのではないか」という提案をしたいと考えています。

西田:ナレッジマネジメントというと、知見の共有化と認識しています。リーガレッジでのナレッジマネジメントとは…?

星野:法務業務に限った話ではないと思いますが、業務の属人化は法務業務に携わる人々の間で広く課題だと認識されているものの1つだと思います。属人化はまったくの悪ではないと思いますし、法務のような専門職においては自身の知識や経験を高めていくことが重要であるという考え方もある程度は正しいと思います。ただ、組織に所属する者としては、個人のことばかりでなく組織を継続させていくという観点を持たなければなりません。そこで必要になるのがナレッジマネジメントという考え方です。

西田:法務の業務は、「専門的」、「難しい」というイメージがあります。共有化するにも、一筋縄ではいかなさそうです。

【リーガレッジを使った、縦と横のナレッジマネジメント】

星野:私は、ナレッジマネジメントには、縦と横という考え方があると思っています。

西田:縦と横、ですか。

星野:縦のナレッジマネジメントは、上長のもつ知識や経験を部下に共有することです。その目的は、部下の育成です。
一方で、横のナレッジマネジメントは職位に関係なく自身の持つ知識や経験を他のメンバーに共有することです。その目的は、チーム全体のレベルアップや標準化です。
縦と横のナレッジマネジメントのいずれもが、法務チームの継続、ひいては企業などの所属組織の継続につながるものと考えています。

西田:リーガレッジを利用すると、このナレッジマネジメントをうまく行える、ということでしょうか。

星野:はい、そのように考えています。
リーガレッジには「条文テンプレート機能」という、条文単位で雛形(テンプレート)を作成・管理することができる機能があり、これが法務チームのナレッジマネジメントにおける中核機能です。
一般的には契約書単位の雛形を作成していると思いますが、条文単位のテンプレートも用意することによって以下のようなメリットがあると考えています。

● 条文という小さい単位でテンプレートを作成できるので、アイディアや気づきをすぐにテンプレート化してチームに共有できる。また、共有されたテンプレートは条文単位で利用できるから、必要な箇所にのみテンプレートを利用すればよく、使いまわしが簡単。
● 一般条項のような複数の契約書に共通して利用される条項について、重複管理を避けて効率よく管理できる。
● 条項単位の小幅なメンテナンスで済むのでメンテナンスへの心理的な負荷が下がり、短いサイクルでアップデートできる。
● 契約書レビューの際に条文単位の比較検討が容易になるので、より精度の高いレビューが可能になる。

西田:なるほど。

星野:例えば、法務チームのメンバーが一人しかいない、いわゆる一人法務のチームに新しいメンバーが入ってくるとします。これまでは自分しかいなかったので仕事のやり方は自分の頭の中にだけあればよかったものの、これからは新メンバーに業務を教えていかなえればならない。しかもジュニアなメンバーなので、契約レビューの作法なども一から教えなければならない、という状況を考えてみます。

通常であれば、OJTとして一度契約書をレビューしてもらってそれを添削することを繰り返して徐々に知識や経験の継承を行うと思います。しかし、これだと添削や対話の時間を十分に取る必要があり、なかなか時間を割くことができないということがあるかと思います。また、新たにメンバーが入ってくる際に同じことを繰り返す必要があり、やや非効率です。

西田:そういうことは、起こりそうですね。

星野:そんな時にはリーガレッジの条文テンプレート機能を利用していただきたいです。メンバーを迎え入れる方は条文テンプレートを作成しておくことで、新メンバーにとってこれが「上長の知識と経験に基づく生きた教科書」になります。これを新メンバーはこれを参照しながらレビューをすることで、OJTを受けるのに近い効果を得られます。条文テンプレートにはメモも残せるので、テンプレート使用上の注意点なども残していただくとさらに教育効果の高いものになります。

また、上長は部下に課題を出して、あるテーマの条項の雛形を作成させる、という利用の仕方もできます。契約書単位の雛形だとハードルが高いですが、条文単位であれば課題として手頃でありつつ、一つの条文について深く理解させるという教育効果を得られると考えています。チームで使用できる雛形も増えるので、横のナレッジマネジメントにもなります。

横のナレッジマネジメントも、目的は意味合いは縦のそれと異なるものと整理していますが、条文テンプレートを利用した知識・経験の共有という点ではやることは同じだと考えています。

【社員を教育することで、長期的には会社の成長にも】

西田:リーガレッジは、短期的な業務の効率化だけではなく、ナレッジマネジメントを通じた社員の教育にも利用できるという例をご紹介いただきました。

星野:社員を教育することで、長期的には会社の成長にも貢献すると考えています。

西田:本日はありがとうございました。
星野:ありがとうございました。

前回のインタビュー記事こちらです。

新・契約ナレッジマネジメントシステム、LegaledgeのWebサイトこちらです。
デモのご希望などございましたら、こちらまでご連絡ください。

Paving the way – 未経験から英語×ITを実践!ー苦労話①

こんにちは!システムエンジニアのAです。

前回はブリッジシステムエンジニアの仕事内容について記事を書かせて頂きました。
その記事の最後に、ブリッジシステムエンジニアとして仕事をしている中で直面した、大変だったことをチラッと頭出しましたが、今回からは業務で個人的に苦労した話と、それぞれに対して(自分なりに編み出した)対応策を書こうと思います!

海外の人と働いたことがある方には、「あるある」と思いながら、また、これからグローバルな職場で働きたいと考えている方にはちょっとした心の予防策として読んでいただけると幸いです。

まず、私が個人的に大変だった/今も大変だと感じていることを以下にざっと挙げてみますね。

· 英語の訛り
· 時差
· 通訳
 · 日本語の難しさ
 · IT系の知識や経験不足
· 異文化コミュニケーション
 · 業務を抽象→具体に進めるか、具体の視点のみで進めるか

ブリッジシステムエンジニアの業務から派生するので、当たり前ですが、英語でのコミュニケーションに絡む苦労が多いですね。
上記のそれぞれを詳しく書いていくと記事のボリュームが大きくなってしまうので、今回は一番上に書いた英語の訛りについて書いていこうと思います。

【英語の訛り】

これは英語を第二外国語として話す人とコミュニケーションをとる上で、一度は苦労することではないでしょうか。

職場によるとは思いますが、英語でのコミュニケーションが必要な職場にいるのはアメリカやイギリス、オーストラリアといったネイティブの人たちだけではありません。
非ネイティブ圏出身で英語を第二外国語として話す人もいます。

話者人口比を考えるとおそらく後者の方が多いでしょう。

国際色豊かな職場の「音」とは…?

相当訓練を積んだ人でない限り、第二外国語としての英語は母語の発音の影響を受けます。

例えば日本人は「r」の発音ができない、と言われますが、これと同じことが他の非ネイティブ圏の人たちの英語にもおきます。
例えばインド人は(インドは公用語が多数あるのでその人の母語にもよりますが)「r」の音が巻き舌っぽかったり、中国人は「sh」など子音の音が強く、母音が弱く聞こえたりします(あくまで個人の感想ですが)。

ところが、私たち日本人が学校で英語を習う時にリスニングで聞くのは、ネイティブの英語です。
国内の英語の試験や公共放送もネイティブの英語です。

そうなると、耳がネイティブ向けの英語にしか慣れていない状態になってしまいます。

なので、訛りのある第二外国語としての英語を聞くと一部が聞き取れず、例えば、「I can submit the document to you by ///.」と相手に言われて、「うわ、一番大事なところが聞き取れなかった…!なんて言ったんだろう!?」とか一瞬考えている隙に、相手が2文目、3文目を話し終えてしまい、結果的に動揺しなければ聞き取れたであろうはずの箇所を聞き逃す、
なんていう事態になるわけですね。。。

この問題に対して、私は普段2つの対策をとっています。

【1つ目の対策】相手の英語の発音に慣れること。

経験上気づいたのですが、相手の英語訛りが独特で聞き取れない箇所が多くても、何度もミーティングや会話を重ねると聞き取れるようになります。

なので、最初は聞き取れなくても落ち込むことなく「まあそのうち聞き取れるようになるでしょう」ぐらいのかんじで構える。

そして、それでも聞き取れないところは「Would you mind repeating again?」や、もっと具体的に「You can submit the document to me by when?」みたいな感じで聞き返しています。
そう言えば相手ももっと簡潔に、もしくは少しゆっくり話してくれるので、聞き取れなかった箇所もクリアになります。

それでも聞き取れなかったら挫けずもう1回聞いています!笑

ちなみに余談ですが、この「You can submit the document to me by when?」という文章、「By when can you submit the document to me?」じゃないの?と思った方もいると思います。
「By when can you …?」は相手がまだいつ提出するかを伝えていないニュアンスが出ます。
例えば相手が、「I can submit the document to you soon.」と伝えてきた場合などに使えますね。
一方「You can submit … by when?」という表現は、既にいつ提出するかを一度明示しているが、こちらが聞き取れなかったというニュアンスが出るため、後者の言い方の方が今回の場合だと自然です。

【2つ目の対応策】相手が話したことをディクテーションし、その聞き取った内容を相手に見せること。

私の場合、普段のオンラインミーティングでは自分のパソコンのスクリーンを投影することが多いです。
その時にOneNoteやメモ帳を開き、相手が話したことをほぼ同時に書き出しているので、相手も自分の話したことが私にどう伝わったことを知ることができます。

この方法をとることで、例えば私が聞き取れなった箇所や聞き間違いをした箇所に指摘・訂正を入れてもらうことができるわけです。

ちなみに私の場合このディクテーションの時は相手の発言を一字一句丁寧に聞き取っているわけではありません。

基本的に相手が話すスピードの方が速いので、省略形を多用しながらメモみたいな取り方をしています。
例えば、Nancyが2月1日にドキュメントを提出できる、と言ったのであれば、「N can submit the doc to me 2/1」みたいなかんじです。
なんとなく、意味はわかりますよね。

あとは、ミーティング中は別の参加者がスクリーンを投影していることもあるので、そういった部分はミーティング後作成する議事録で発言者に確認をお願いしています。

以上2点が、私が普段とっている対応策でした。

もちろんこれらの対応策を読んで、いや、そもそもネイティブの英語ですら聞き取り切れないんですけど…、英語を聞き取りながら書き起こすなんて無理なんだけど、と思われた方もいらっしゃるかと思います。

わかります。
かくいう私も最初は全然できませんでした。

やはりそれなりの反復練習は必要になりますが、このあたりもまた別の記事で書ければいいなと思っています。

最後に大切なことを1つ

少し脱線しますが、自分が話す英語の発音にも意識を向けましょう。
やはりネイティブの発音に近い方が聞き手にも聞き取りやすいですし、発表者やミーティングのファシリテーターなどに採用されるチャンスが高くなります。

まあ、かくいう私も she と see の発音が一緒になっているのをこの前指摘されましたし、母音の/æ/や/ɒ/の音を区別して発音できているのか怪しいのですが。。。

以上が、1つ目の苦労話でした。

いかがでしたでしょうか?次回は2つ目の苦労話と、字数の余裕があれば3つ目の苦労話についても書いていこうと思います!

お楽しみに!

RPAとは?

はじめまして。
こんにちは。
株式会社コスモルート RPAソリューション部の池田です。

突然ですが、仕事をするうえでこのような作業に対して「面倒だな……」と思うことはありませんか?
同じ内容なのに複数のツールへの記載。似た作業の繰り返し。
単純作業ですが、量が多く時間が掛かるもの。1回あたりの時間は短くても、頻繁に行うもの。
業務内容は仕事によって様々ですが、誰もが一度は経験されたことがあるかと思います。

このような作業を簡略化できる1つの手段として
注目されているのが、RPAです。

私たちRPAソリューション部では「RPA」をメインに
お客様の業務効率の向上や、ひいては働き方改革を実現するために活動しています。

当ブログでは、「RPAとは何か」という話から開発の話まで。
私たちが関わっている仕事について少しずつ発信していきたいと思います。

ではまず、「RPAとは何か」というところからご紹介していきます。

RPAとは

RPA(Robotic Process Automation)は、直訳すると『ロボットによる処理の自動化』。
つまり、習慣化された業務をパソコン上のロボットを用いて自動化することを言います。

オフィスで働く人が、この習慣化された業務に割く時間は実に5割にもなるといわれています。
この作業の一部または全てをRPA(ロボット)に任せることによって
他の業務に集中できるようになります。

このロボットは、教えられた内容をそのまま正確に行います。
正しく教えることで繰り返し業務を任せることができ、業務の時間短縮に繋がります。
(ただし、間違ったことを教えてしまうと、その間違いを繰り返してしまいますので注意が必要です。)

それでは次に、ロボットに代行させる業務でRPAと相性が良いとされているものには
どういったものがあるでしょうか。

代表的なものとして、以下が挙げられます。

・一定のルールに従って繰り返す
・データが構造化されている
・Windowsやクラウドのアプリを使う
・業務が標準化されている
・プロセスに3人以上のリソースを求められる
・ヒューマンエラーが起こりやすい
・毎日実施しないとならない(所要時間が短い場合も含め)

上記のような業務から優先的に少しずつ教えていくことが一般的とされています。

コスモルートの取り組み

コスモルートでは、RPAツールの提供による業務効率化の提案や、
働き方改革を実現するため、以下の活動を行っています。

・ロボット導入のご提案(どのような業務に使えるか、導入ノウハウをお答えします)
・全社化サポート(一部門で使用開始したあと、社内でどう広げていくかを一緒に考えます)
・ロボットの操作を行うRPAツールの使い方トレーニング
・ロボット作成代行

いかがだったでしょうか?
このブログを通して、RPAについて少しでも興味を持っていただけたら幸いです。

次回は弊社がメインで取り扱っているRPAツール、「BizRobo!」について紹介していきます。